Akapit nr - brak tytułu

Wpływające do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Zielonej Górze sprawy rejestrowane są w rejestrze spraw - repertorium. W repertorium dokonuje się zwięzłego opisu:

- daty wpływu akt sprawy, stron oraz przedmiotu postępowania;
- czynności  dokonywanych w sprawie;
- wpływu i wysyłki dodatkowej korespondencji;
- treści rozstrzygnięcia kończącego postępowanie;
- daty wpływu skargi oraz daty przekazania akt do WSA
- przekazania dokumentacji organowi I instancji lub archiwizacji akt.

Każda sprawa opatrzona zostaje sygnaturą zawierającą numer kolejny sprawy, rok oraz literowe oznaczenie rodzaju sprawy. Następnie Prezes Kolegium wyznacza sprawozdawcę oraz termin niejawnego posiedzenia składu orzekającego w danej sprawie. Członek – sprawozdawca, po omówieniu sprawy na posiedzeniu i podjęciu decyzji przez skład orzekający, w terminie dwóch tygodni przygotowuje stosowne rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem. Rozstrzygnięcie to podpisują wszyscy członkowie składu orzekającego.

Z gotowym rozstrzygnięciem sprawy zapoznaje się prezes Kolegium, a następnie sprawa przekazana zostaje do wysyłki. Każdy egzemplarz rozstrzygnięcia zostaje odpowiednio opieczętowany i wysłany – zgodnie z rozdzielnikiem – do stron postępowania listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Ze względu na możliwość zaskarżenia rozstrzygnięcia Kolegium do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego – akta sprawy pozostają w Kolegium jeszcze przez 30 dni na tzw. kalendarzu.

W przypadku złożenia przez stronę postępowania do sądu /za pośrednictwem SKO/ skargi na rozstrzygnięcie Kolegium – akta sprawy wraz z odpowiedzią na skargę oraz pełnomocnictwem dla sprawozdawcy przekazywane są do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego najpóźniej w 30 dniu od daty wpływu skargi do Kolegium.

Po upływie terminu do złożenia skargi akta sprawy zwraca się organowi I instancji /lub archiwizuje/ pozostawiając w Kolegium odpis wydanego w sprawie rozstrzygnięcia. Akta spraw oraz odpisy rozstrzygnięć przechowywane są w archiwum.